alfa

Pokladní doklad

Pokladní doklad zapisuje pohyb peněz na jedné pokladně: příjem (někdo ti zaplatil hotově nebo kartou) nebo výdej (zaplatil jsi hotově ty). Najdeš ho v Účtárna → Pokladní doklady. Každá pokladna má vlastní číselnou řadu, takže se v seznamu přepínáš mezi pokladnami stejně jako mezi řadami faktur.

Kdy to potřebuješ

  • Prodal jsi službu nebo zboží za hotové a nechceš vystavovat fakturu.
  • Zákazník zaplatil vydanou fakturu hotově nebo kartou na pokladně.
  • Koupil jsi něco za hotové (materiál, drobný nákup) nebo hotově zaplatil přijatou fakturu.

Pro rychlý prodej zboží bez partnera se víc hodí Prodejka.

Postup

  1. Založ pokladnu, pokud ji ještě nemáš: Nastavení → Účetnictví → Pokladny. Vyplň kód, název a měnu a u pole Účet pro pohyby vyber účet pokladny (211…). Ulož ji do stavu V pořádku — v tu chvíli jí Shipard sám založí číselné řady pro pokladní doklady i prodejky.

  2. Otevři Účtárna → Pokladní doklady. Máš-li pokladen víc, vyber dole pod seznamem záložku té správné. Dej Přidat.

  3. Vyber Směr pokladního dokladu — Příjem nebo Výdej. Bez směru doklad neuložíš a podle směru se řídí, jaké pohyby řádků a jaké kódy DPH se ti nabídnou. Po zadání prvního řádku už směr měnit nejde.

  4. Vyplň zbytek hlavičky. Partner je nepovinný — anonymní příjem či výdej se obejde bez něj. Datum vystavení a Účetní datum jsou povinné; DUZP se doplní podle vystavení. U příjmu můžeš zadat i DPPD (den přijetí hotovosti, když předchází DUZP — např. záloha); u výdeje se doplní podle DUZP. Ev. číslo dokladu je číslo dokladu od partnera (účtenka, paragon). Místo plnění funguje jako na fakturách. Měna dokladu je vždy měna pokladny a nedá se změnit; kterou pokladnu doklad patří, vidíš v sekci Pokladna.

Způsob platby (Hotovost nebo Kartou, jiné se tu nenabízejí), registraci DPH a zaokrouhlení najdeš na tabu Nastavení úplně vpravo — předvyplní se a běžně na ně nesaháš. U příjmu kartou se tam doplní Platební terminál / brána pokladny a Plátce (protistrana terminálu) — viz Platba kartou, přes bránu a dobírkou; bez terminálu musí mít doklad partnera.

  1. Dej Uložit a zadej řádky na tabu Řádky. Pohyb vybírej podle toho, co se stalo:

  2. Prodej služeb / Prodej zboží — příjem za prodej; řádek má množství, cenu a Kód DPH jako na faktuře.

  3. Nákup zboží a materiálu / Nákup služeb / Ostatní nákup — výdej za nákup, také s DPH.
  4. Úhrada pohledávky (u příjmu) / Úhrada závazku (u výdeje) — zákazník platí vydanou fakturu, nebo ty platíš přijatou. Zadáváš jen Částku, Partnera a Variabilní symbol hrazené faktury; DPH se tu neřeší, tu už nese faktura. Partner a variabilní symbol jsou povinné — bez nich by se úhrada nespárovala.
  5. Příjem z převodu peněz (u příjmu) / Výdej pro převod peněz (u výdeje) — peníze se jen přesouvají mezi pokladnou a bankou nebo mezi dvěma pokladnami: odvod hotovosti do banky, dotace pokladny z účtu, přesun do druhé pokladny. Zadáváš jen Částku; partner se nevybírá a DPH se neřeší. Do Variabilního symbolu si můžeš poznamenat, s čím převod souvisí (číslo bankovní transakce, doklad druhé pokladny) — není to povinné. Druhou stranu převodu zapíšeš na bankovní transakci (Pohyb Příjem z převodu peněz / Výdej pro převod peněz) nebo pokladním dokladem opačného směru na druhé pokladně; dokud tam není, zůstávají peníze na účtu Peníze na cestě.
  6. Přijatá záloha (u příjmu) / Poskytnutá záloha (u výdeje) — zákazník ti složil zálohu v hotovosti, nebo ty jsi zálohu zaplatil. Zadáváš Částku a Partnera (ten je povinný), do Variabilního symbolu můžeš dát číslo zálohové faktury nebo smlouvy. DPH se tu neřeší — zdanění zálohy je samostatný daňový doklad. Vrácení zálohy zapíšeš stejným pohybem se zápornou částkou.
  7. Odpočet přijaté zálohy (u příjmu) / Odpočet poskytnuté zálohy (u výdeje) — při konečném vyúčtování se dřív zaplacená záloha odečte. Funguje stejně jako na faktuře: řádek se zápornou částkou, s množstvím, cenou a Kódem DPH jako u zdaněné zálohy, do Variabilního symbolu číslo zálohového dokladu.

  8. Účetní položka — cokoli jiného, účet dá vybraná položka.

  9. Dej V pořádku. Doklad dostane číslo z řady pokladny (například 31HP12600001: typ, kód pokladny, rok, pořadí), zaúčtuje se a úhrada faktury se v saldokontu spáruje s fakturou.

Tisk dokladu

Doklad ve stavu V pořádku vytiskneš tlačítkem Tisk nahoře v jeho detailu — vyber Pokladní doklad (druhá položka, Kontace, je interní tisk účetních zápisů, viz Tisk kontace). Otevře se náhled PDF a Stáhnout ho uloží. Postup, náhled, volba jazyka i hlášení jsou stejné jako u faktury — viz Tisk faktury. Doklad s partnerem pošleš e-mailem tlačítkem Odeslat vedle Tisk — viz Odeslání faktury e-mailem.

Na pokladním dokladu je:

  • Titulek podle směru: Příjmový pokladní doklad nebo Výdajový pokladní doklad. Příjmový doklad plátce DPH, na kterém je prodej s daní, se jmenuje Příjmový pokladní doklad – daňový doklad.
  • Strany s popisky Dodavatel / přijal a Odběratel / vydal — tedy kdo peníze dostal a kdo je dal. U příjmu jsi dodavatel ty, u výdeje odběratel. Doklad bez partnera má druhou stranu prázdnou.
  • Datum vystavení, u dokladu s DPH i datum zdanitelného plnění a na příjmu datum přijetí platby, Pokladna a Způsob úhrady.
  • Řádky, u plátce se sazbou a daní a s rekapitulací DPH, a částka Celkem.
  • Dole dvě prázdné linky na podpis: u příjmu Podpis a Podpis pokladníka, u výdeje Podpis příjemce a Podpis pokladníka. Jména Shipard nedoplňuje.

Bankovní účet ani QR platba na pokladním dokladu nejsou. Doklad ve stavu Storno se vytiskne s šedým nápisem STORNO přes každou stranu.

Na co narazíš

Bez pokladny se doklad založit nedá. Seznam Pokladní doklady je prázdný a Přidat ukáže prázdný výběr pokladny. Nejdřív založ pokladnu v Nastavení → Účetnictví → Pokladny a ulož ji do stavu V pořádku.

Směr se nedá změnit. Jakmile má doklad řádky, je pole Směr pokladního dokladu jen pro čtení — změna směru by zneplatnila pohyby řádků. Špatný směr vyřeš smazáním řádků, nebo založ nový doklad.

Pohyb, který hledáš, v nabídce není. Nabídka se řídí směrem: u příjmu jsou jen prodejní pohyby, úhrada pohledávky, příjem z převodu peněz, přijatá záloha a její odpočet; u výdeje jen nákupní pohyby, úhrada závazku, výdej pro převod peněz, poskytnutá záloha a její odpočet. Účetní položka je v obou.

Pokladna je v archivu. Na pokladnu ve stavu V archívu nový doklad nezaložíš — v seznamu ani při přidávání se nenabízí. Historické doklady na ní zůstávají čitelné (a přenesou se i převodem dat ze starého systému).

Odvod do banky nebo dotace pokladny. Nezakládej k tomu nákup ani prodej — použij pohyb Výdej pro převod peněz (peníze odcházejí z pokladny) nebo Příjem z převodu peněz (přicházejí do ní) a na bankovní transakci zvol tentýž pohyb v opačném směru. Převod mezi dvěma pokladnami = výdajový doklad na jedné a příjmový na druhé.

Částka je vždy kladná. Zda jde o příjem nebo výdej, říká směr, ne znaménko. Vratka zaplacené částky je u pokladního dokladu opačný směr, u prodejky záporný řádek.

Doklad se nezaúčtoval a svítí upozornění. Nejčastěji pokladna nemá vyplněný Účet pro pohyby. Doplň účet a v detailu dokladu dej Přeúčtovat — viz Když se doklad nezaúčtuje.

Příjem kartou je pohledávka za terminálem, ne peníze v pokladně: zaúčtuje se za plátce (provozovatele terminálu) s variabilním symbolem rovným číslu dokladu a uzavře ji až jeho vyúčtování. U úhrady faktury kartou tak vzniknou dva zápisy: faktura zákazníka se uhradí a pohledávka se přesune na terminál.

Faktura zaplacená hotově přímo při vystavení. Nemusíš k ní dělat pokladní doklad: na faktuře zvol Způsob platby Hotovost a vyber Pokladnu. Faktura se pak rovnou zaúčtuje proti pokladně a v saldokontu se jako nezaplacená neobjeví.

Pokladní knihu tu nenajdeš — viz Co Shipard dnes neumí.

Souvisí