alfa

Odeslání faktury e-mailem

Hotový doklad pošleš odběrateli přímo z Shipardu: v příloze e-mailu je PDF dokladu a Shipard si pamatuje, co, komu a kdy odešlo. Stejně se posílá faktura vydaná, zálohová faktura, pokladní doklad i prodejka.

Kdy to potřebuješ

Doklad je ve stavu V pořádku a má ho dostat odběratel. Nebo ti odběratel napsal, že mu faktura nepřišla, a chceš mu ji poslat znovu.

Postup

  1. Otevři Prodej → Faktury vydané a v seznamu klikni na doklad. Vpravo se ukáže jeho detail.

  2. Dej Odeslat. Tlačítko je nahoře v detailu, vedle Tisk. Otevře se okno Odeslat e-mailem s připravenou zprávou.

  3. Zkontroluj, komu zpráva odejde. V řádku Komu jsou adresy odběratele a pod každou je napsané, odkud se vzala — třeba Kontakt Účtárna — Faktury a daňové doklady nebo E-mail osoby. Adresu odebereš křížkem, další přidáš do pole Přidat adresu a tlačítkem Přidat. Stejně funguje řádek Kopie.

  4. Zkontroluj text. Předmět a Text jsou předvyplněné v jazyce dokladu a můžeš je přepsat. Jiný jazyk zvolíš ve výběru Jazyk — změní se předmět, text i PDF v příloze. Když ti výchozí znění nevyhovuje trvale, nastav si vlastní — viz Texty na tiscích.

  5. Zkontroluj přílohy. První je vždy PDF dokladu — tlačítkem Náhled si ho prohlédneš. Pod ním jsou přílohy dokladu; zaškrtnuté jsou ty, které mají zapnuté Odeslat s dokladem. Zaškrtnutí můžeš pro tuhle zprávu změnit.

  6. Dej Odeslat. Okno ukáže výsledek: Odesláno, nebo Ve frontě, když se zprávu nepodařilo doručit hned — Shipard to pak zkouší sám znovu.

Odeslaná zpráva je od té chvíle v detailu dokladu v sekci Odeslaná pošta — s datem, příjemci, stavem a náhledem toho, co odešlo.

Komu zpráva odejde

Shipard hledá adresy u odběratele v Osobách, vždy v tu chvíli, kdy odesíláš:

  1. Kontakty osoby, které mají e-mail a v poli Účely odesílání zaškrtnuté Faktury a daňové doklady. Dostanou to všechny takové kontakty.
  2. Když žádný takový kontakt není, E-mail osoby.
  3. Když není ani ten, okno ohlásí, že zpráva nemá příjemce — adresu doplň ručně do Komu, nebo ji nejdřív zapiš k osobě.

Jak kontakty nastavit, je v Kontakty a účely odesílání.

Odběratel hlásí, že faktura nepřišla

Adresa je správně, jen zpráva zapadla. V detailu dokladu v sekci Odeslaná pošta klikni na zprávu a ve formuláři dej Odeslat znovu — odejde stejná zpráva na stejné adresy se stejnými přílohami.

Odběratel má novou adresu. Oprav ji v Osobách (e-mail osoby nebo kontakt) a u dokladu dej znovu Odeslat. Vznikne nová zpráva na novou adresu; ta původní zůstane v historii, takže je vidět, kam se posílalo dřív.

Na co narazíš

Tlačítko Odeslat u dokladu není. Odeslat jde jen doklad ve stavu V pořádku nebo Storno — stejně jako tisk. Koncept odeslat nejde.

Okno hlásí, že chybí adresa odesílatele. Zdroj dat nemá nastavené, odkud pošta odchází — viz Z jaké adresy faktury odcházejí.

U přílohy je štítek „připojí se do PDF“. Odběratel má v Osobách na tabu Nastavení zapnuté Přílohy dokladu připojit do PDF dokladu: PDF přílohy se pak přidají za doklad do jednoho souboru. Ostatní soubory (obrázky, tabulky) jdou vždy jako samostatné přílohy.

Výsledek je „Ve frontě“. Zpráva je vytvořená, jen ji poštovní server zatím nepřevzal. Shipard to zkouší opakovaně několik hodin; stav uvidíš u dokladu v sekci Odeslaná pošta. Když skončí jako Neodesláno, otevři zprávu — je u ní důvod — a po nápravě dej Odeslat znovu.

Změna jazyka přepíše text. Když jsi předmět nebo text upravil a pak změníš Jazyk, Shipard se zeptá, jestli je má přepsat. Příjemci a výběr příloh zůstanou.

Každé Odeslat vytvoří novou zprávu s nově vyrobeným PDF. Když doklad mezitím opravíš, další odeslání už nese opravenou podobu; dřívější zprávy se nemění.

Souvisí