alfa

Vystavení faktury

Faktura vydaná je doklad pro odběratele. Zakládá se vždy ručně — z došlé pošty, na rozdíl od přijatých faktur, nevzniká. Najdeš ji v Prodej → Faktury vydané.

Hotovou fakturu dostaneš z Shipardu jako PDF — viz Tisk faktury — nebo ji odběrateli rovnou pošleš e-mailem, viz Odeslání faktury e-mailem.

Kdy to potřebuješ

Fakturuješ odběrateli a chceš mít fakturu v evidenci, v účetnictví a v přehledu toho, kdo ti kolik dluží — a doklad, který mu pošleš.

Postup

  1. Otevři Prodej → Faktury vydané a dej Přidat.

  2. Vyplň hlavičku. Vlevo je partner, způsob platby a datumy, vpravo DPH, měna, platební symboly a období:

  3. Partner je odběratel. Hledá se psaním; když ho v evidenci ještě nemáš, založíš ho přímo odsud — viz Založení osoby.

  4. Adresa partnera se dá vybrat teprve po zvolení partnera. Bankovní účet odběratele se na vydané faktuře nezadává — platí on tobě.
  5. Způsob platby — když zvolíš Hotovost, objeví se pod ním ještě Pokladna. U Kartou a Platební bránou se objeví Platební terminál / brána, u Dobírkou vyber Způsob dopravy; pole Plátce pak říká, za kým pohledávka vznikne (jinak za odběratelem) — viz Platba kartou, přes bránu a dobírkou.
  6. Datum vystavení, Účetní datum a DUZP jsou předvyplněné dnešním dnem. Dokud faktura není uložená, jdou Účetní datum a DUZP za Datem vystavení: přepiš ho, opusť pole a obě se přepíšou podle něj. Potřebuješ-li je jiné, nastav je až po Datu vystavení.
  7. Datum splatnosti nechat prázdné můžeš. Doplní se po výběru partnera podle splatnosti u něj sjednané (bez ní 14 dní od vystavení), nejpozději po Uložit. Přepsat ho jde kdykoli. Datum povinnosti přiznat daň (DPPD) na vydané faktuře nevyplňuješ, Shipard ho bere z DUZP.
  8. Text dokladu je krátký popis, pod kterým fakturu poznáš v seznamu.

Dvě povinné věci jsou na záložce Nastavení — úplně vpravo, za Přílohami — protože se u tebe většinou nemění. Obě jsou u nové faktury předvybrané; zkontroluj je, jen když máš registrací nebo účtů víc:

  • Registrace DPH je u faktury s daní povinná; předvybraná je první z tvých registrací. Bez ní nepůjde na řádku zvolit Kód DPH a doklad nepůjde dát do V pořádku.
  • Náš bankovní účet je u vydané faktury povinný — je to účet, na který má odběratel zaplatit. Předvybraný je účet označený v Nastavení jako Výchozí; bez výchozího účtu ho vyber ručně, jinak doklad nepůjde dát do V pořádku.

Na stejné záložce je pole Vystavil — jméno, které se vytiskne v zápatí faktury. Předvybraný jsi ty; viz Kdo doklad vystavil.

  1. Dej Uložit. Řádky se dají zadávat až u uloženého dokladu; do té doby na tabu Řádky stojí, že je potřeba záznam nejprve uložit.

  2. Zadej řádky. Tab Řádky → Přidat. Na řádku vyplň:

  3. Pohyb — Prodej služeb (předvolený) nebo Prodej zboží. Určuje, jak se řádek zaúčtuje.

  4. Položka z katalogu — vytáhne popis, jednotku a prodejní cenu. Chybějící položku založíš přímo z řádku, viz Založení položky.
  5. Množství a Cena/jednotka; Cena celkem se dopočítá sama a nejde přepsat. Znáš-li naopak jen celkovou částku, přepni Způsob výpočtu na Z ceny celkem — pak zadáváš Cena celkem a dopočítá se Cena/jednotka. Slevu zadej v sekci Sleva procentem, nebo částkou — ne obojím; cena na řádku se slevou nemění, sleva se promítne až do základu daně.
  6. Nad polem řádku vidíš průběžně Základ, DPH a Celkem. Přepočítají se, jakmile opustíš upravené pole — nemusíš řádek ukládat, abys viděl, kolik dělá s daní.
  7. Kód DPH je předvybraný na základní sazbu (Tuzemsko/Výstup/Základní) a DPH % je doplněné podle DUZP. Potřebuje-li řádek jinou sazbu, změň kód — procento se přepočítá.

Potřebuješ-li na faktuře mezititulek nebo komentář, přepni Typ řádku na Textový řádek. Do součtů nevstupuje.

Nový řádek uložíš tlačítkem Přidat. Když zadáváš víc řádků za sebou, použij Přidat a pokračovat: řádek se uloží a hned máš před sebou prázdný formulář pro další.

Zadané řádky vidíš na tabu Řádky v tabulce s popisem, množstvím, jednotkou, cenou a DPH. Řádek otevřeš k úpravě tlačítkem Upravit (tužka) nebo dvojklikem, Smazat (koš) se před smazáním zeptá. V otevřeném řádku listuješ na sousední šipkami v záhlaví okna. Pořadí řádků změníš šipkami Posunout výš a Posunout níž přímo v tabulce; nový řádek se zařadí na konec sám. Součty dokladu se po každé změně řádku přepočítají.

  1. Zkontroluj tab Rekapitulace DPH. Je to rozpis základu a daně po sazbách a celkový součet. Nesouhlasí-li s tím, co čekáš, oprav řádky teď — ne až v hotovém dokladu.

Daň se počítá jednou ze součtu řádků v každé sazbě, ne po řádcích — tak to předepisuje zákon. U dokladu v cenách s DPH proto může být základ na řádku o haléř jinak, než kolik by vyšlo z ceny toho řádku samotného; součet za sazbu i celková částka jsou vždy správně.

  1. Dej V pořádku. Doklad dostane číslo z číselné řady, jako Variabilní symbol se předplní jeho pořadové číslo a do dokladu se zmrazí Fakturační údaje — tvoje i odběratelovy údaje v podobě, v jaké platí teď. Zároveň se doklad uzamkne, zaúčtuje a objeví se v saldokontu jako nezaplacená pohledávka, kterou pak spáruješ s platbou z banky. Formulář se zavře. Řádky uzamčeného dokladu si dál můžeš prohlédnout: na tabu Řádky je u každého tlačítko Zobrazit (oko), měnit je ale nejde.

  2. Dej Odeslat v detailu dokladu a faktura odejde odběrateli e-mailem — viz Odeslání faktury e-mailem. PDF bez odeslání si prohlédneš a stáhneš tlačítkem Tisk — viz Tisk faktury.

Na co narazíš

Než vystavíš první fakturu, potřebuješ nastavené tři věci. Vlastní firmu v Osobách — bez ní Shipard při V pořádku napíše, že vlastní firma není nastavená, a doklad nedokončí. Dál Registraci DPH a Bankovní spojení. Nejrychlejší cesta je karta Dokončit nastavení na Dashboardu — otevře panel Nastavení zdroje dat, který registraci předvyplní z údajů vlastní firmy (doplníš jen datum a frekvence) a bankovní účty převezme z jejích bankovních spojení. Ručně obojí najdeš v Nastavení → Účetnictví. Číselnou řadu pro vydané faktury Shipard zakládá sám, o tu se starat nemusíš.

Nabídka Kód DPH je prázdná. Řádek si bere údaje o DPH z uloženého dokladu, takže musí být vybraná Registrace DPH (záložka Nastavení) a hlavička uložená. Když jsi registraci právě doplnil, dej Uložit a řádek otevři znovu.

Číselnou řadu ve formuláři nenajdeš. U vydaných faktur se na ni Shipard neptá — doklad se založí do řady, která je právě vybraná v seznamu. Máš-li řad víc, přepínají se v liště dole pod seznamem faktur a seznam přitom ukazuje jen doklady vybrané řady. S jedinou řadou, což je běžný stav, lišta není vidět vůbec.

Variabilní symbol není číslo faktury. Předplní se pořadovým číslem v řadě, ne celým číslem dokladu. Když potřebuješ jiný, přepiš ho — přepis se nepřepisuje zpátky.

Do Konceptu se vrací jen poslední faktura v řadě. Jinak by v číslování zůstala díra. Když potřebuješ opravit starší fakturu, použij Storno a vystav novou.

Opravy a storno fungují stejně jako u přijatých faktur. Stavy jsou společné všem dokladům: hotovou fakturu převedeš na V opravě, opravíš a vrátíš na V pořádku; neplatnou fakturu Stornuješ, nemažeš. Přechody a jejich pravidla popisuje Oprava dokladu — je psaná pro přijaté faktury, ale přechody platí i tady. Co u vydaných faktur platí metodicky jinak, popsané zatím není.

Přílohy, které mají jít odběrateli s fakturou, si označ předem. Na záložce Přílohy má každý soubor přepínač Odeslat s dokladem — typicky výkaz práce nebo dodací list. Přepnout ho jde i u faktury ve stavu V pořádku, bez Opravit. V detailu faktury pak u takové přílohy vidíš značku Odeslat s dokladem. Při Odeslat jsou označené přílohy předvybrané a jdou odběrateli s fakturou — viz Odeslání faktury e-mailem. Stejný přepínač má i zálohová faktura.

Souvisí