alfa

Založení osoby

Osoby jsou jedna evidence pro firmy i fyzické osoby — dodavatele, odběratele i kohokoli dalšího. Najdeš je v Základní → Osoby.

Kdy to potřebuješ

Potřebuješ do systému partnera, kterého tam ještě nemáš. Nebo ti Shipard u vytěžené faktury nabízí u dodavatele Vytvořit novou osobu a ty chceš vědět, co se tím založí. Nebo ti karta Dokončit nastavení na Dashboardu hlásí, že chybí vlastní Osoba.

Postup

České firmě údaje nepřepisuj ručně — natáhni ji z registru.

  1. V Základní → Osoby dej Z registru. Otevře se dialog Přidat firmu z registru.
  2. Do vyhledávání napiš IČO nebo název firmy. Registr zná jen české firmy — zahraničního partnera zadej ručně (níž).
  3. Vyber firmu z výsledků a dej Pokračovat.
  4. Projdi náhled: Základní údaje (Název, IČO, DIČ, DIČ pro DPH), Sídlo a Související záznamy — tam je vidět, kolik se s firmou přinese adres, bankovních účtů a kontaktů.
  5. Dej Uložit. Osoba i všechny její záznamy vzniknou najednou.

Fyzickou osobu, zahraniční firmu — a českou firmu, kterou registr nezná — zadáš ručně.

  1. Dej Přidat a vyber Typ osoby: Firma, nebo Fyzická osoba. Formulář se podle toho překlopí, tak si typ zvol jako první.
  2. U firmy vyplň Celý název (povinný) a v sekci Identifikace firmy IČO a DIČ. U fyzické osoby jsou povinné Jméno a Příjmení; navíc je tam sekce Osobní údaje.
  3. Doplň, co máš, do sekce Kontaktní údaje — E-mail, Telefon, Webová stránka.
  4. Ulož: Uložit jako koncept, nebo V pořádku. Na dokladech se osoba nabízí v obou stavech.

Na co narazíš

Kód osoby vyplňovat nemusíš. Shipard ho vygeneruje sám — firmy dostanou F a číslo, fyzické osoby O a číslo. Najdeš ho na tabu Nastavení.

Kontakty, Adresy a Bankovní účty jsou taby na osobě. Nejsou to samostatné evidence; přidávají se až k uložené osobě.

Registr existující osobu nepřepíše. Když ve výsledcích hledání vidíš u firmy odznak Firma již existuje, znamená to, že ji v evidenci máš. Vybrat a uložit ji můžeš, ale nic se nedoplní ani nepřepíše — dostaneš odkaz na záznam, který už máš. Chybějící údaje u dříve založené osoby si proto doplň ručně.

Odznak UKONČENO s datem ve výsledcích znamená, že subjekt v registru zanikl. Založit ho jde — historické doklady na zaniklou firmu jsou normální — ale u nové spolupráce je to varování.

Osoba z vytěžené faktury má jen to, co na faktuře bylo. Typicky název, IČO, DIČ a bankovní účet, ze kterého se bude platit. Sídlo, kontakty ani další účty na faktuře nejsou, takže na osobě nebudou — doplň si je, až je budeš potřebovat.

Dodavatele z faktury Shipard hledá v tomhle pořadí: IČO, pak DIČ pro DPH, pak DIČ, a teprve nakonec podle názvu. Proto se při kontrole vytěženého dokladu vyplatí kontrolovat právě IČO — podle názvu se dá splést víc firem, podle IČO ne. Když Shipard najde víc kandidátů nebo žádného, zeptá se tě: Vybrat existujícího… nebo Vytvořit novou osobu. Když vytěžené IČO najde ve veřejném registru a osobu ještě nemáš, nabídne navíc Vytvořit z registru: název — jeden klik a dodavatel vznikne rovnou z registru, viz Kontrola vytěženého dokladu.

Splatnost (dny) na tabu Nastavení je předplněná na 14. Z ní se na faktuře dopočítá Datum splatnosti jako datum vystavení plus tolik dní, takže se vyplatí ji u partnerů, se kterými máš dohodnuto něco jiného, opravit.

Jazyk dokumentů nastavuj, jen když automatika nevyhovuje. Na tabu Nastavení v sekci Dokumenty je Jazyk dokumentů s výchozí volbou Automaticky (podle země): doklad se tiskne v jazyce země z adresy odběratele na dokladu. Jinou volbu — čeština, angličtina, slovenština, němčina — dej tam, kde to nesedí, třeba u české firmy, která chce doklady anglicky. Platí hned i pro už vystavené doklady: příští tisk je v novém jazyce — viz Tisk faktury.

Přílohy dokladu připojit do PDF dokladu ve stejné sekci platí pro odesílání e-mailem: PDF přílohy dokladu se přidají za doklad do jednoho souboru, ostatní přílohy jdou dál zvlášť — viz Odeslání faktury e-mailem.

Na které e-maily faktury chodí, určují kontakty osoby a jejich účely — viz Kontakty a účely odesílání. Bez kontaktu s účelem jdou na E-mail osoby.

Vlastní firma se zakládá z panelu Nastavení zdroje dat. U čerstvého datového zdroje ti Dashboard ukáže kartu Dokončit nastavení, která panel otevře. U položky Chybí vlastní Osoba dej Načíst z registru — otevře se dialog Načíst vlastní firmu z registru, vyhledej svou firmu podle IČO a ulož. Vznikne najednou i se sídlem, bankovními účty a DIČ a rovnou označená jako Vlastní firma (zaškrtnutí na tabu Nastavení). Firmu, kterou registr nezná, zadáš přes Zadat ručně — formulář se otevře se zaškrtnutou Vlastní firmou předem. Bez vlastní firmy systém neví, pod čí hlavičkou doklady vznikají, takže je to první věc, kterou v novém datovém zdroji udělej.

Souvisí