alfa

Zálohová faktura

Zálohová faktura (proforma) je výzva k platbě předem: odběrateli říká, kolik a na jaký účet má zaplatit, ještě než mu dodáš zboží nebo službu. Najdeš ji v Prodej → Zálohové faktury vydané.

Není to daňový doklad. DPH na ní vidíš jen orientačně — v sazbách na řádcích, v rekapitulaci a v součtu s daní, tak jak ho odběratel čeká — ale doklad nemá DUZP a nevstupuje do přiznání DPH ani do kontrolního a souhrnného hlášení. Daň přiznáš až z faktury.

Hotovou zálohovou fakturu dostaneš jako PDF stejně jako fakturu — viz Tisk faktury — a stejně ji pošleš odběrateli e-mailem, viz Odeslání faktury e-mailem.

Kdy to potřebuješ

Chceš od zákazníka peníze předem — zálohu na zakázku, platbu za zboží před odesláním, předplatné — a potřebuješ mu poslat doklad s částkou, účtem a variabilním symbolem, aniž bys vystavil fakturu a přiznal daň z něčeho, co ještě neproběhlo.

Postup

  1. Otevři Prodej → Zálohové faktury vydané a dej Přidat.

  2. Vyplň hlavičku. Je stejná jako u vydané faktury, jen bez DUZP:

  3. Partner je odběratel. Hledá se psaním; když ho v evidenci ještě nemáš, založíš ho přímo odsud — viz Založení osoby.

  4. Datum vystavení a Účetní datum jsou předvyplněné dnešním dnem. Datum splatnosti se doplní podle splatnosti sjednané u partnera (bez ní 14 dní od vystavení), přepsat ho jde kdykoli.
  5. Způsob platby nech Převodem — proforma je především výzva k platbě na účet.
  6. Text dokladu je krátký popis, pod kterým ji poznáš v seznamu.

Na záložce Nastavení — úplně vpravo, za Přílohami — zkontroluj dvě předvybrané věci: Náš bankovní účet je povinný, je to účet, na který má odběratel zaplatit; Registrace DPH je potřeba, aby šel na řádku vybrat Kód DPH.

  1. Dej Uložit a zadej řádky. Tab Řádky → Přidat, stejně jako u faktury — postup řádku najdeš ve Vystavení faktury. Na proformě jsou jen pohyby Prodej služeb a Prodej zboží. DPH % se ke zvolenému kódu doplní podle Data vystavení, protože DUZP proforma nemá.

  2. Zkontroluj tab Rekapitulace DPH. Je to rozpis částky, kterou má odběratel zaplatit, po sazbách a celkem s daní.

  3. Dej V pořádku. Proforma dostane číslo z vlastní číselné řady (Shipard ji zakládá sám) a jako Variabilní symbol se předplní pořadové číslo v řadě — ten pak odběratel uvede na platbě. Doklad se uzamkne, formulář se zavře a proforma se zaúčtuje na podrozvahu celkovou částkou — do rozvahy, výsledovky ani DPH nevstupuje. V saldokontu ji od té chvíle vidíš ve skupině Zálohové faktury vydané jako otevřenou položku, dokud ji odběratel nezaplatí.

Na co narazíš

DUZP na zálohové faktuře nenajdeš. Není to chyba: proforma není daňový doklad, DUZP ani datum povinnosti přiznat daň nemá a do žádného výkazu DPH nespadá. Sazby a rekapitulaci vidíš dál — jsou informativní.

Po zaplacení se proforma v saldokontu uzavře sama. Když z banky přijde platba s variabilním symbolem proformy (nebo zákazník zaplatí na pokladně příjmovým dokladem s pohybem Přijatá záloha a symbolem proformy), Shipard ji zaúčtuje jako přijatou zálohu a zároveň proformu ve skupině Zálohové faktury vydané uzavře — funguje to i tehdy, když platba dorazila dřív, než jsi proformu dal do V pořádku. V saldokontu pak vidíš dvě věci: proforma je vyrovnaná a ve skupině Přijaté zálohy leží pod jejím symbolem otevřená záloha. Tu uzavře až faktura s řádkem Odpočet přijaté zálohy a stejným variabilním (a případně specifickým) symbolem.

Částečná platba nechá zbytek proformy otevřený. Zaplatí-li zákazník míň, proforma zůstává ve skupině Zálohové faktury vydané s nedoplatkem a další platba se stejným symbolem ho uzavře. Zaplatí-li víc, proforma se uzavře jen do své výše — přebytek zůstává jako přijatá záloha a vyřídíš ho na faktuře nebo vratkou. Proforma v cizí měně se uzavírá svým kurzem, takže kurzový rozdíl z platby zůstává jen na záloze.

Fakturu z proformy zatím nevystavíš jedním klikem. Až zálohu dostaneš a budeš fakturovat, vystav vydanou fakturu ručně a zálohu na ní odečti řádkem s pohybem Odpočet přijaté zálohy a variabilním symbolem proformy. Daňový doklad k přijaté platbě zatím Shipard neumí.

Číselnou řadu ve formuláři nenajdeš. Platí totéž co u faktur: doklad jde do řady vybrané v liště pod seznamem; s jedinou řadou lišta není vidět.

Opravy a storno fungují jako u ostatních dokladů — přechody popisuje Oprava dokladu.

Souvisí