Kontrola vytěženého dokladu

AI přečte přijatou fakturu a nabídne hotový návrh dokladu. Návrh není doklad — doklad vznikne teprve tím, že návrh potvrdíš. Než to uděláš, projdi ho podle postupu níž.

Kdy to potřebuješ

Zpráva s fakturou dorazila a analýza skončila — v Došlé poště má badge Analyzováno a stav K řešení, na Dashboardu se objevil návrh s procentem Jistoty. Dashboard řadí karty do sekcí podle toku práce: nahoře Položky k založení, pak Připraveno (jisté návrhy sbalené do souhrnného pruhu s tlačítkem Použít na každém řádku), Ke kontrole (návrhy s hlavním tlačítkem Zkontrolovat), K vyřízení (pošta bez dokladu, která chce akci — viz Příjem pošty), Nepodařilo se zpracovat, Upozornění a Ostatní. Každá sekce ukazuje nejvýš 30 karet; když jich čeká víc, hlavička říká skutečný počet a pod sekcí je odkaz a N dalších, který otevře Došlou poštu.

Postup

1. Otevři náhled. Na Dashboardu u karty s fakturou klikni na Zkontrolovat.

2. Zorientuj se v náhledu. Vlevo je PDF faktury, jak přišla, vpravo data, která z ní AI přečetla. Kontrola je porovnávání levé strany s pravou. Na telefonu a v úzkém okně se místo dvou sloupců objeví taby PDF a Náhled. Pod titulkem je řádek Došlá zpráva s kódem, datem přijetí a odesílatelem zprávy, ze které návrh vznikl — hodí se, když od jednoho dodavatele přišlo víc pošty. Klik na kód ukáže celý e-mail i s přílohami; zavřením se vrátíš do náhledu a nic z toho, co jsi v něm rozhodl, se neztratí.

3. Zkontroluj v tomhle pořadí. Nezačínej řádky; začni tím, co se nejhůř opravuje později:

1. Projdi sekci Upozornění. Sem Shipard píše, co mu na návrhu nesedí. Když je prázdná, nic to nezaručuje — jen tam nic nenašel.

2. Rozhodni nejasné reference. U dodavatele, položky nebo bankovního účtu může být místo hodnoty rozhodovací panel. Nabízí:

3. seznam Kandidáti s tlačítky Použít #číslo, když AI našla víc možných záznamů,

4. vyhledávací pole Hledat…, kde si záznam najdeš sám,
5. u dodavatele a odběratele Vytvořit z registru: název — nabídne se, když Shipard vytěžené IČO našel ve veřejném registru firem a osobu ještě nemáš v evidenci. Jeden klik ji založí i vybere. Stejné tlačítko je i přímo na kartě strany, panel nemusíš otevírat,
6. u dodavatele a odběratele Hledat v registru… — otevře hledání v registru s předvyplněným IČO z faktury (stejný dialog jako Z registru v Osobách); po Uložit se osoba rovnou vybere,
7. Vytvořit novou osobu, Vytvořit novou položku nebo Vytvořit nový účet — podle toho, čeho se rozhodnutí týká,
8. Jen účet — bez položky — jen u řádku faktury, který už nese účet (typicky doplněný obsahovou klasifikací). Řádek se pořídí s účtem a bez položky; to je v pořádku, položku zakládat nemusíš,
9. Vynechat řádek, ale jen u řádku faktury. Řádek se na doklad nezapíše a nezapočítá se do součtů v náhledu; DPH rekapitulace se pak spočítá z řádků, které zůstaly. Když kvůli tomu Celkem nesedí s fakturou, náhled to ukáže upozorněním a pod Celkem částkou Na dokladu dodavatele.

Rozhodnutí se pak ukáže jako Vybráno: … a vezmeš ho zpět tlačítkem Zrušit výběr. Každé rozhodnutí se hned uloží — když náhled zavřeš a otevřeš znovu, máš ho předvyplněné. Dokud něco zůstává nerozhodnuté, obě tlačítka Vystavit… jsou zašedlá — bez vysvětlení, takže když nejde kliknout, hledej nedořešenou referenci.

1. Zkontroluj položky řádků. U každého řádku, který Shipard napároval na položku z tvého číselníku, je pod textem řádku druhý, menší řádek: kód a název položky a za tečkou zdroj napárování — kód dodavatele, EAN, SKU, náš kód, z historie, podobný text, častá položka dodavatele, kategorie …, podle názvu. Šedý zdroj je spolehlivý; jantarový ověř — podobný text, častá položka dodavatele, kategorie a podle názvu jsou odhady. Když je položka špatně, klikni na zelený odznak ✓ nebo rovnou na ten druhý řádek: otevře se stejný panel jako u nenapárované položky, nahoře s řádkem Napárováno automaticky: …, pod ním Hledat…, Vytvořit novou položku (předvyplněnou textem řádku), Jen účet — bez položky (jen u řádku, který nese účet) a Vynechat řádek. Po volbě se pod řádkem hned objeví název zvolené položky se zdrojem zvoleno ručně, odznak ✓ dostane obrys a náhled se obnoví — sloupec Účet pak ukazuje účet nové položky. Zrušit výběr vrátí automatické napárování. Rozhodnutí jen účet a vynechat řádek vidíš pod řádkem slovy (jen účet 518100 …, řádek se vynechá). Napárované řádky měníš po jednom; hromadné + v hlavičce sloupce Položka plní jen řádky bez položky.

2. Vystav doklad, nebo návrh zamítni.

3. Vystavit a uzavřít — Faktura přijatá vznikne rovnou ve stavu V pořádku: dostane číslo, zaúčtuje se a nic dalšího po tobě nechce. Zpráva přejde na Hotovo. Volba pro návrhy, které po kontrole sedí. Když dokladu chybí náležitost (třeba registrace DPH nebo kurz), Shipard vystavení odmítne s hláškou — pak jdi cestou konceptu a chybějící doplň ve formuláři.
4. Vystavit koncept — doklad vznikne ve stavu Koncept a zpráva přejde na Hotovo. Volba pro chvíle, kdy chceš před uzavřením ještě něco upravit.

5. Zamítnout — když to faktura vůbec není (reklama, upomínka) nebo je vytěžení nepoužitelné. Důvod je povinný a uloží se k návrhu: špatně rozpoznaný typ, není to faktura.

6. Dokonči koncept. Po Vystavit koncept se ti doklad hned otevře v editačním formuláři a je plně editovatelný — co jsi v náhledu jen zaregistroval, oprav teď. Zaúčtuje se teprve přechodem na stav V pořádku. Po Vystavit a uzavřít tenhle krok odpadá — doklad je hotový a na Dashboardu ho z potvrzující lišty otevřeš odkazem Otevřít.

Na co narazíš

Jistota není správnost. Procento říká, jak si byl model jistý sám sebou. Badge u návrhu se z něj odvozuje:

Jistý návrh můžeš použít rovnou z Dashboardu. Faktury s badge K použití jsou v sekci Připraveno sbalené do jednoho pruhu — vidíš na něm počet čekajících, součet částek po měnách a rozsah jistoty. Počet i součty platí pro všechny připravené faktury, i když se do rozbaleného seznamu vejde jen prvních 30. Tlačítko Zobrazit pruh rozbalí na seznam řádků; každý řádek nese jistotu, dodavatele, datum, částku a tlačítko Použít — Koncept vznikne na jeden klik, bez otevírání náhledu. Když v návrhu zbývá nerozhodnutá reference (dodavatel, položka…), Shipard místo uložení otevře náhled ke kontrole a rozhodneš ji tam. Náhled si i u jistého návrhu můžeš otevřít sám ikonou oka u řádku. Vystavit a uzavřít na jeden klik odtud nejde — rovnou uzavřít se dá jen z náhledu, po kontrole. Jisté návrhy k zařazení do Spisovny mají v sekci vedle vlastní pruh — stejné rozbalení a Použít, jen bez součtu částek.

Víc faktur najednou projdeš frontou. Když na Dashboardu čeká víc návrhů přijatých faktur, na záložkách Vše a Přijaté faktury je vedle filtru tlačítko Projít frontu s počtem čekajících. Otevře náhled nejstarší zprávy a po každém rozhodnutí — Vystavit a uzavřít, Vystavit koncept, Zamítnout, nebo Přeskočit (nechá návrh na později, karta zůstane) — rovnou ukáže další. V hlavičce náhledu vidíš, kolikátou zprávu z kolika právě řešíš. Po vystavení konceptu se ve frontě formulář neotvírá — koncepty dokončíš po průchodu. Na konci (nebo když frontu zavřeš křížkem dřív) se ukáže souhrn, kolik jsi uzavřel, kolik vzniklo konceptů, kolik jsi zamítl a přeskočil. Pokud na Dashboardu čekají i karty v sekci Položky k založení, průchod začne dialogem Nejdřív založte položky, kde můžeš chybějící položky založit — návrhy, kterým chyběla jen položka, pak projdou rovnou.

Pruh přijatých faktur v sekci Připraveno má navíc vlastní tlačítko Projít — stejný průchod, ale jen přes jisté faktury z tohoto pruhu. Projít frontu u filtru bere jisté návrhy i ty ke kontrole. Pruh Spisovny průchod zatím nemá — návrhy z něj použiješ po jednom.

Vystavit a uzavřít se nevrací jedním klikem. Doklad je po něm uzamčený ve stavu V pořádku jako každý jiný hotový doklad — když v něm dodatečně najdeš chybu, řeší se převodem na V opravě, případně Stornem (viz Oprava dokladu). Když si nejsi jistý, vystav koncept.

Z jednoho e-mailu vznikne nejvýše jeden návrh. AI vytěží hlavní dokument zprávy (typicky fakturu). Když ve zprávě najde ještě něco dalšího — třeba smlouvu v příloze vedle faktury — ukáže to na kartě jen jako poznámku; dokument z toho nevznikne a založíš ho ručně. Viz Co Shipard dnes neumí.

Doplněno z historie. Položka, sazba DPH nebo účet řádku nemusely přijít z faktury, ale z tvých starších dokladů od stejného dodavatele. Poznáš to podle zdroje za názvem položky pod řádkem — z historie (přesná shoda textu), podobný text nebo častá položka dodavatele. Po najetí myší na ten řádek uvidíš, ze kterého dokladu to je a co všechno se z něj doplnilo. První zdroj bývá spolehlivý; podobný text a častou položku ověřuj vždy — jsou jantarově a znamenají jen „tohle u tohohle dodavatele býváš zvyklý", ne že to je na téhle faktuře.

Obsahová klasifikace. Když historie mlčí, AI doklad zařadí podle obsahu. Když kategorie určí položku, je pod řádkem se zdrojem kategorie Pohonné hmoty (jantarově — ověř) a po najetí myší vidíš, zda ji dala pravidlo dodavatele, nebo AI. Když kategorie najde jen účet, ne položku, je u řádku ikona ⟲ se stejnou poznámkou. U kategorií jako občerstvení poznámka navíc upozorní na DPH typicky bez nároku na odpočet. Detaily a správa kategorií: Obsahové štítky.

Sloupec Účet. Ukazuje, kam se řádek zaúčtuje: u řádku s účetní položkou účet té položky, u řádku jen účet a u účetního dokladu účet řádku. Služba nebo zásoba bez vlastního účtu mají — — účtují se podle druhu položky, i když historie nebo kategorie nějaký účet navrhly. Sloupec se ukazuje, jen když má účet aspoň jeden řádek. Když u řádku vybereš položku ručně, účet navržený historií nebo kategorií se na doklad nezapíše; kód DPH řádku se změnou položky nemění.

Oprava napárování se zapamatuje. Když u řádku s kódem dodavatele vybereš jinou položku, než Shipard napároval, uloží si pro ten kód dodavatele tu tvou — příští faktura od téhož dodavatele řádek napáruje správně. Platí to jen pro položku vybranou v náhledu; oprava až v Konceptu dosavadní zapamatování nepřepíše.

Faktury s cenami včetně DPH. U dokladů, kde jsou jednotkové ceny uvedené s daní (typicky drobný prodej, občerstvení), se daň může spočítat dvakrát a Celkem pak vyjde vyšší než na faktuře. Je to známá chyba — viz Co Shipard dnes neumí. U takových faktur kontroluj celkovou částku vždy.

Reverse charge (samovyměření). U faktury za zboží nebo služby z EU, za služby ze třetí země nebo s tuzemským přenesením daňové povinnosti určí kód DPH řádků Shipard sám podle údajů na dokladu; dodavatelovu rekapitulaci s nulovou daní nepřebírá. Jestli jde o plnění z EU (Místo plnění Intrakomunitární plnění) nebo ze zahraničí (Zahraničí), určí podle DIČ dodavatele, ne podle jeho adresy — firma se sídlem mimo EU, která fakturuje pod DIČ některého státu EU, je plnění z EU (u služeb Základní - služby EU). Když se tím místo plnění proti tomu, co přečetla AI, změnilo, náhled to ukáže jako upozornění u místa plnění. Zkontroluj tři věci, všechny už v náhledu: kód DPH a sazbu u řádků (u služeb z EU Základní - služby EU, 21 %, i když faktura uvádí 0 %), v DPH rekapitulaci řádek daně a k němu oddaňovací řádek (označený, ztlumený), a že Celkem je rovno základu — tedy tomu, co máš skutečně zaplatit. Doklad po Vystavit koncept má stejná čísla jako náhled. Když Shipard určí kód špatně, klikni na odznak u sazby řádku a vyber jiný z nabídky; v hlavičce jde stejně přepnout Místo plnění a Režim DPH. Rekapitulace i součty se přepočítají a volba platí i pro Použít na kartě. Faktura ze zahraničí, která DPH vůbec nezmiňuje (typicky software nebo předplatné z USA), je také samovyměření — Shipard ho dovodí sám. Když AI u řádku neurčila, zda jde o zboží, nebo službu, doplní to Shipard podle kategorie dokladu a v náhledu to ukáže upozorněním u řádku; zkontroluj, že kategorie sedí. Kurz cizí měny návrh nedoplní, zadáš ho v dokladu dřív, než mu dáš V pořádku. Co u samovyměření návrh zatím neumí, je v Co Shipard dnes neumí.

Neplátce DPH. Když k datu faktury nejsi plátcem DPH, daň dodavatele si odečíst nemůžeš — je součástí ceny. Návrh faktury od plátce proto vznikne s Režimem DPH Bez DPH (náhled u něj píše neplátce DPH — daň v ceně): řádky ukazují ceny včetně daně dodavatele, DPH rekapitulace chybí a Celkem se rovná částce k úhradě na faktuře. Do nákladů i do závazku vůči dodavateli tak jde celá zaplacená částka. Jestli jsi plátce, pozná Shipard podle Registrace DPH platné k datu zdanitelného plnění (pole Platí od a Platí do; když datum plnění na faktuře není, rozhoduje datum vystavení). Když jsi byl plátcem jen část období, zpracují se proto starší a novější faktury různě. Dostaneš-li jako plátce návrh Bez DPH, zkontroluj u registrace Platí od — faktura má datum plnění před ním. U faktury s přenesením daňové povinnosti náhled upozorní, že se daň nevyměří; víc v Co Shipard dnes neumí.

Vytvořit z registru se nenabízí vždy. Tlačítko se objeví, jen když se z faktury vytěžilo IČO, subjekt pod ním v registru existuje a v evidenci ho ještě nemáš. Když osobu se stejným IČO už máš, tlačítko se nenabízí — najdeš ji vyhledávacím polem Hledat…. A když je registr zrovna nedostupný, tlačítko prostě chybí a nic dalšího se neděje; Hledat v registru… v panelu je k dispozici vždy.

U bankovního účtu musí být nejdřív rozhodnutý dodavatel. Dokud není, panel u účtu místo vyhledávání napíše Nejdřív vyber nebo vytvoř dodavatele. a nabídne jedině vytvoření nového účtu — účet se totiž zakládá k někomu.

Znovu analyzovat nic neztratí. Opakovaná analýza vytvoří nový návrh, který ten dosavadní nahradí; starší běhy zůstávají u zprávy vidět na záložce Analýzy. Zprávu s návrhem, který jsi už použil, znovu analyzovat nejde — nejdřív by ses musel dokladu zbavit přes podporu.

Rozhodnutí v náhledu se ukládají průběžně. Náhled můžeš kdykoli zavřít, rozhodnutí u dodavatele, položek nebo účtů zůstanou a při dalším otevření jsou předvyplněná. Jen Znovu analyzovat je smaže — nový návrh začíná bez rozhodnutí. Dotaz Neuložená rozhodnutí při zavírání uvidíš pouze tehdy, když se poslední rozhodnutí ještě neuložilo nebo uložení selhalo (v patičce pak svítí Rozhodnutí se nepodařilo uložit): Zůstat nechá náhled otevřený a další změna uložení zopakuje, Zahodit náhled zavře.

Co udělá Zamítnout. Návrh dostane stav Zamítnuto, důvod se uloží k němu a v Došlé poště ho u zprávy pak vidíš jako Důvod zamítnutí. Karta z Dashboardu zmizí. Zpráva a přílohy zůstávají — zamítá se návrh dokladu, ne e-mail. Zpráva přejde na Hotovo.

Zamítnutí se z rozhraní nevrací. Když jsi zamítl omylem, spusť Znovu analyzovat — dostaneš nový návrh; ten zamítnutý zůstane i s důvodem v historii na záložce Analýzy. Důvod zamítnutí nikam neodchází, zůstává jen v tvojí agendě — když AI čte něco opakovaně špatně, nahlas to zvlášť.

Ke stejnému náhledu se dostaneš i z Došlé pošty. Otevři zprávu, přepni na záložku Návrh a klikni na Zobrazit detail. Hodí se, když karta na Dashboardu už není — třeba když se vracíš k něčemu staršímu. Na záložce jsou i tlačítka Použít a Zamítnout.

Vytěžení nespustíš na přání. Analýza běží automaticky po doručení zprávy. Ruční cesta je jen Znovu analyzovat u už doručené zprávy.

Když dodavatel umí ISDOC, popros ho o něj. Přiloženou fakturu ve formátu ISDOC Shipard převezme přímo, bez čtení AI — a je to přesnější než cokoli popsané na téhle stránce. Položky k řádkům se hledají stejně jako u vytěžené faktury, takže návrh může skončit Ke kontrole kvůli chybějící položce — její založení nabídne karta v sekci Položky k založení, viz Obsahové štítky.

Souvisí

• Když AI přečte fakturu špatně — kde se která chyba opravuje
• Obsahové štítky — položky k založení a správa kategorií nákladů
• Založení osoby — natažení firmy z registru mimo poštu a ruční založení
• Slovníček — co znamenají stavy a názvy sekcí
• Co Shipard dnes neumí — kde ještě nemusí souhlasit čísla
• Pro testery — jak nahlásit rozdíl, který jsi našel