alfa

Obsahové štítky a položky k založení

Když Shipard čte fakturu — ať už ji vytěžila AI, nebo přišla ve formátu ISDOC — a nenajde k řádkům položku podle tvé historie, zkusí doklad zařadit podle obsahu — do kategorie jako Pohonné hmoty nebo Software a SaaS. Kategorii říkáme obsahový štítek. Štítek se pak překládá na tvou účetní položku: návrh v náhledu dokladu dostane rovnou položku i účet.

Kdy to potřebuješ

  • Na Dashboardu se v sekci Položky k založení objevila karta s názvem kategorie (třeba Pohonné hmoty) a chceš vědět, co udělá tlačítko Založit položku.
  • Návrh dokladu má u řádku jen účet, ale žádnou položku, a chceš, aby se příště předvyplňovala položka.
  • Chceš zkontrolovat, které kategorie už máš pokryté, nebo hromadně otagovat položky po migraci.

Postup

Karta v sekci Položky k založení

  1. Karta se ukáže v sekci Položky k založení úplně nahoře na Dashboardu, když nějaké doklady čekají na kategorii, pro kterou ještě nemáš otagovanou položku. Název karty je název kategorie; v podtitulku vidíš, kolik dokladů čeká a jaká položka se navrhne. Ve stejné sekci bývá i karta Dokončit nastavení — obojí odblokuje další práci, proto je to nahoře.
  2. Klikni na Založit položku — položka vznikne rovnou otagovaná a s účtem. U kategorie Zboží / materiál na sklad si místo toho vybereš mezi Jako materiál (501…) a Jako zboží (504…) podle toho, jak nakoupené věci účtuješ.
  3. Karta zmizí sama. Když teď otevřeš čekající návrh dokladu, řádky už nabízejí novou položku — bez opakované analýzy.

Přehled a otagování v Nastavení

  1. Otevři Nastavení → Položky → Obsahové štítky.
  2. Horní tabulka ukazuje všechny kategorie a jejich stav: otagované položky (kategorie je pokrytá), výchozí účet z nabídky (položka zatím není — tlačítkem Založit položku ji založíš) a bez mapování (kategorie se nenavrhuje).
  3. Sekce Neotagované položky nabízí položky, kterým jde štítek přiřadit podle jejich účtu. Zaškrtni, co dává smysl, a potvrď tlačítkem Otagovat vybrané. Položky, jejichž účtu odpovídá víc štítků, návrh nedostanou — otaguješ je ručně ve formuláři položky (pole Obsahové štítky v sekci Účetnictví).

Pravidla dodavatelů

  1. Když doklad zařazený AI dokončíš (Vystavit a uzavřít v náhledu návrhu, nebo z Konceptu do V pořádku), Shipard si zapamatuje IČO dodavatele → štítek — příště se stejný dodavatel zařadí okamžitě a bez AI. Pravidlo vznikne jen z dokladu, kde všechny řádky patří do jedné kategorie. Faktura, která kombinuje víc kategorií (nájem
  2. energie + parkovné), pravidlo nezaloží — takového dodavatele AI zařadí pokaždé znovu, aby se neztratily kategorie jednotlivých řádků. Pravidla najdeš v Nastavení → Položky → Pravidla obsahových štítků.
  3. U pravidla vidíš štítek, IČO s názvem partnera, původ (Ruční / Naučené) a kolikrát zasáhlo. Otevřením pravidla můžeš štítek změnit — pravidlo se tím označí jako Ruční a učení ho už nemění.
  4. Špatné pravidlo smažeš v detailu tlačítkem Smazat pravidlo. Smazání je trvalé, ale o nic nepřijdeš — pravidlo se může znovu naučit z dalšího dokončeného dokladu.

Na co narazíš

Kategorie bez mapování jsou schválně. Třeba Ostatní (bez zařazení) žádnou položku nenavrhne nikdy — doklad si vždycky prohlédneš sám. To není chyba, ale pojistka proti slepému účtování.

Založení z průchodu frontou. Když spustíš Projít frontu a nějaké položky k založení čekají, průchod začne dialogem Nejdřív založte položky se stejnými tlačítky jako na kartách — viz Kontrola vytěženého dokladu.

Návrh „jen účet" je platný. Když kategorie nemá otagovanou položku, návrh řádku nese aspoň účet z nabídky. Takový doklad použiješ volbou Jen účet — bez položky v náhledu — viz Kontrola vytěženého dokladu.

Karta i pro vedlejší řádky. Karta v sekci Položky k založení se objeví i pro kategorie jednotlivých řádků, ne jen pro hlavní obsah dokladu. Faktura za nájem s řádkem elektřiny a parkovného tak nabídne založení položky pro Elektřina i Parkovné, i když Nájemné už položku má. Jeden doklad se v každé kartě počítá jednou.

Dodavatel s pestrým sortimentem pravidlo nedostane. Když od stejného IČO chodí pokaždé něco jiného (hobbymarket), naučené pravidlo se samo smaže — jednou kategorií by škodilo.

Faktury ISDOC se zařazují taky. Fakturu ve formátu ISDOC Shipard převezme bez čtení AI, ale položky k řádkům hledá stejně — když je nenajde v historii, zařadí doklad podle obsahu a karta v sekci Položky k založení se objeví i pro něj. Dokončený ISDOC doklad učí pravidlo dodavatele jako každý jiný. Zařazení proběhne chvíli po doručení, ne v okamžiku nahrání.

Hromadné založení výchozích položek je na jiném místě — v panelu Nastavení zdroje dat, sekce s nabídkou účetních položek. Stránka Obsahové štítky na něj odkazuje.

Souvisí