alfa

Příjem pošty

Shipard nemá schránku, do které bys chodil číst e-maily. Faktury mu přeposíláš na jeho adresu, nebo je nahraješ přímo z Dashboardu — a on je sám přečte a připraví z nich doklady.

Kdy to potřebuješ

Přišla ti faktura od dodavatele — e-mailem nebo jako PDF na disku — a nechce se ti ji přepisovat do systému ručně.

Postup

  1. Zjisti svou adresu pro příjem pošty. Odvozuje se z adresy, na které běží tvoje aplikace: když Shipard otevíráš na mojefirma.shpd.dev, poštu mu posíláš na mojefirma@shpd.dev.

  2. Přepošli fakturu na tuhle adresu. Buď přepošli celý e-mail od dodavatele, nebo napiš nový a přilož PDF. Předmět ani text psát nemusíš — Shipardu jde o přílohu. Máš-li fakturu jako soubor na disku, nemusíš nic posílat: na Dashboardu klikni na Nahrát, nebo soubory přetáhni myší kamkoli na plochu Dashboardu.

  3. Podívej se do Došlé pošty. Zpráva se objeví se stavem Nová a u ní badge, který ukazuje, jak daleko je strojové čtení: Ve frontě → Analyzuje se → Analyzováno.

  4. Vyzvedni si výsledek na Dashboardu. Když AI ve zprávě našla fakturu, zpráva se sama přepne na K řešení a na Dashboardu se objeví návrh — jistý v sekci Připraveno (sbalený souhrnný pruh, tlačítko Použít na řádku), ostatní jako karty v sekci Ke kontrole s tlačítkem Zkontrolovat. Sekce jdou na Dashboardu v pořadí práce: Položky k založení, Připraveno, Ke kontrole, K vyřízení, Nepodařilo se zpracovat, Upozornění a Ostatní. Každá ukazuje nejvýš 30 karet — skutečný počet vidíš v hlavičce sekce a zbytek otevřeš odkazem a N dalších pod ní. Odtud pokračuj podle Kontrola vytěženého dokladu.

Na co narazíš

Nahrání z Dashboardu. Tlačítko Nahrát (vedle Obnovit) otevře okno, kam soubory přetáhneš nebo je vybereš tlačítkem Vybrat soubory; totéž okno se otevře, když soubory přetáhneš rovnou na plochu Dashboardu. U více souborů si vybereš, jestli vznikne Jedna zpráva se všemi soubory, nebo Každý soubor zvlášť (výchozí — každá faktura je pak samostatná zpráva s vlastní analýzou). Najednou lze nahrát nejvýše 20 souborů. Nahraná zpráva se tváří jako běžná pošta: najdeš ji v Došlé poště (jako odesílatel jsi uveden ty), AI ji přečte a výsledek si vyzvedneš na Dashboardu úplně stejně.

Skeny a nahrané soubory v seznamu. Zpráva ze skeneru má v předmětu jen něco jako „Message from …" a nahraný soubor název souboru — podle toho bys nic nenašel. Proto u takových zpráv Shipard v Došlé poště ukáže místo předmětu titulek, který AI odvodila z obsahu (například „Faktura 2026-0042 — Dodavatel s.r.o., 13 105 Kč"), a pod ním dodavatele; technický odesílatel (skener, kolega) je až ve třetím řádku za názvem schránky. U běžných e-mailů zůstává předmět tak, jak ho znáš ze své pošty. Hledat můžeš podle předmětu, titulku, dodavatele i kódu zprávy — stačí krátký tvar, jak ho vidíš v náhledu dokladu nebo u dokladu (třeba 260905-0012). Původní předmět a plný kód najdeš v detailu zprávy v Technických údajích. Dodavatele u zprávy můžeš změnit ručně ve formuláři (Upravit → sekce Partner) — ruční volbu už analýza nepřepíše; po Použít se dodavatel převezme z vytvořeného dokladu.

Co posílat. Ověřené je PDF. Nejlepší je ISDOC — strojově čitelnou fakturu Shipard převezme přímo, bez čtení AI, takže nemá co přečíst špatně (AI jen zařadí řádky do kategorií, když k nim nemáš položku); když ho tvůj dodavatel umí, popros ho o něj. Fotku nebo sken zkusit můžeš, ale nespoléhej na výsledek a zkontroluj ho o to pečlivěji.

Víc dokumentů v jedné zprávě. Z jednoho e-mailu vznikne nejvýše jeden návrh — AI vybere hlavní dokument zprávy (typicky fakturu). Když ve zprávě najde ještě něco dalšího (smlouvu vedle faktury, druhou fakturu), ukáže to na kartě jako poznámku; dokument z toho automaticky nevznikne a založíš ho ručně — viz Co Shipard dnes neumí. Když posíláš víc faktur, pošli každou samostatným e-mailem.

Dokument do Spisovny. Když AI pozná smlouvu, pojistku, nabídku, revizi nebo úřední písemnost, nabídne na Dashboardu zařazení do Spisovny místo dokladu; jisté návrhy mají v sekci Připraveno vlastní pruh, oddělený od faktur. Vzniklý záznam dostane všechny přílohy zprávy — jedno doručení = jeden záznam, jako v podacím deníku.

Když zpráva neobsahuje doklad ani dokument, ale chce něco po tobě. Přehled expirujících domén, výzva k platbě, upomínka nebo žádost — AI pozná, že z toho sice nevznikne doklad, ale že musíš něco udělat nebo rozhodnout, a dá zprávu na Dashboard do sekce K vyřízení. Karta má v titulku, o co jde (třeba „Expirace 3 domén — Registrátor a.s.“), pod ním větu, co máš udělat, a když zpráva uvádí lhůtu, štítek do 15. 10. 2026; po lhůtě nebo do tří dnů před ní je červený (po lhůtě …). Karty se řadí podle lhůty, bez lhůty jsou na konci. Jakmile věc vyřídíš, klikni na Vyřízeno — zpráva jde do Archivu. Otevřít e-mail ukáže původní zprávu, Do koše ji zahodí. Dodavatel u takové zprávy je ten, od koho opravdu je (registrátor, úřad), ne kolega, který ji přeposlal. Výzvy k platbě zatím chodí sem; zálohovou fakturu přijatou z nich Shipard sám nezaloží — zadáš ji ručně, viz Zálohová faktura přijatá a Co Shipard dnes neumí.

Když zpráva jen informuje. Potvrzení platby, změnu stavu objednávky, notifikaci z banky, doručenku, sken obálky i reklamu a newsletter AI pozná a místo návrhu se na Dashboardu objeví nenápadný řádek v sekci Ostatní s akcemi Do koše a Archivovat. Tučně je na něm krátký popis toho, co ve zprávě je — třeba „Newsletter — novinky dodavatele“ nebo „Sken obálky“ —, vedle odesílatel a předmět e-mailu. Koš a Archiv se liší jen tím, kam zpráva zmizí; obojí ji odklidí z cesty a přílohy zůstanou. Nemusíš je odklízet po jedné: v hlavičce sekce je tlačítko Archivovat vše (N), které jedním klikem archivuje všechny informativní zprávy — i ty, které se do třiceti zobrazených řádků nevešly. Hned nato se dole ukáže hlášení „Archivováno N zpráv“ s tlačítkem Vrátit; máš na něj pár sekund, pak zprávy najdeš v Došlé poště v Archivu a vrátíš je odtud. U starších zpráv, ke kterým AI popis nenapsala (je u nich Neobsahuje doklad ani dokument), Shipard neví, jestli něco chtějí, a tak je Archivovat vše nechá na místě — buď je odklidíš po jedné, nebo v detailu zprávy dáš Znovu analyzovat a AI je roztřídí.

Hromadnou poštu Shipard pozná, ale sám ji neodklidí. Newslettery se dají rozpoznat z hlaviček e-mailu (odhlašovací odkaz a podobné). Je to pro Shipard jen příznak — nikdy podle něj nic automaticky nearchivuje.

Pravidlo odesílatele si založíš sám. V Nastavení → Ostatní → Pošta → Pravidla odesílatelů přidáš pravidlo na adresu nebo na celou doménu. Shipard ho sám nenavrhne, ani když poštu od stejné adresy opakovaně odklízíš ručně. Pravidlo má jednu ze dvou akcí:

  • Archivovat, když neobsahuje doklad ani nic k vyřízení — zpráva projde analýzou jako každá jiná, a když v ní AI nenajde fakturu ani dokument pro Spisovnu a zpráva nic nechce (není to expirace, výzva k platbě ani žádost), odklidí ji do Archivu. Faktury od téhož odesílatele chodí dál normálně a zprávy K vyřízení také — pravidlo je nikdy neodklidí. U nového pravidla je tahle akce výchozí.
  • Archivovat hned, bez analýzy — zpráva jde rovnou do Archivu a AI ji vůbec nečte. Šetří to analýzu, ale spolkne i fakturu, kdyby od té adresy nějaká přišla. Hodí se jen pro odesílatele, kteří doklady nikdy neposílají.

Pravidlo platí, až ho uložíš jako V pořádku. Shipard pak rovnou odklidí i zprávy od té adresy, které už čekají v sekci Ostatní.

  • Když má adresa vlastní pravidlo a její doména jiné, platí to na adresu.
  • Když si AI není dost jistá, že ve zprávě opravdu nic není, pravidlo ji nechá v sekci Ostatní a rozhodneš ty. Totéž platí pro zprávy analyzované starší verzí analýzy, která míru jistoty ještě neuváděla.
  • Zprávu, kterou jsi z Archivu vrátil nebo nechal Znovu analyzovat, už pravidlo podruhé neodklidí.
  • Auto-archivované zprávy nezmizí bez zprávy: Dashboard ukáže denní kartu „N zpráv automaticky archivováno" s tlačítky Zobrazit a Vrátit vše. Vrácení platí pro celý den z té karty. Zprávy, které AI už přečetla, se vrátí rovnou do sekce Ostatní bez nové analýzy; zprávy archivované hned při doručení jdou nejdřív na analýzu.

Analýza selhala. U zprávy svítí badge Analýza selhala a na Dashboardu je karta v sekci Nepodařilo se zpracovat. Její titulek říká, co se stalo — nejčastěji AI vrátila data v nečekaném tvaru: to není chyba ve tvé zprávě ani v příloze, ale v nastavení analýzy na naší straně. Pod Zobrazit detail na kartě najdeš, co se stalo a co dělat; totéž ukazuje záložka Návrh u zprávy (technické podrobnosti jsou sbalené). Titulek AI není správně nastavená znamená, že chybí klíč, model není dostupný nebo došel limit útraty — to opraví správce a Znovu analyzovat má smysl až potom. Jinak má Znovu analyzovat smysl, jen když se analýza od té doby aktualizovala — v tom případě ti to karta řekne a tlačítko je hlavní akcí. Jinak opakování dopadne stejně: doklad zadej ručně a dej nám vědět, o jakou zprávu šlo. Když AI odpověděla, ale návrh neprošel kontrolou formátu, uvidíš na záložce Návrh odznak Chyba extrakce a pod ním stejnou kartu s vysvětlením (AI vrátila nepoužitelný návrh).

Zprávy zůstávají Ve frontě. Když zprávy čekají na strojové čtení déle než čtvrt hodiny, přestože je AI nastavená, objeví se na Dashboardu v sekci Upozornění karta Analýza pošty stojí. To není chyba ve zprávách ani v tvém nastavení — analýza na serveru neběží a řeší to správce serveru. O zprávy nepřijdeš: jakmile se analýza rozběhne, zpracují se samy a upozornění zmizí.

Předzpracování skončilo s chybami. U některých odesílatelů faktura nepřijde jako příloha, ale jen jako odkaz ke stažení nebo přímo jako text e-mailu. Shipard ji podle pravidla stáhne nebo převede do PDF ještě před analýzou — tomu říká předzpracování. Když se to nepovede, u zprávy svítí badge Hotovo s chybami a AI pracovala jen s tím, co ve zprávě zůstalo, takže návrh nebo zařazení nemusí sedět. Poznáš to na třech místech: karta zprávy na Dashboardu má řádek Předzpracování: … (v kompaktních řádcích jen ikonu varování, text uvidíš po najetí), záložka Návrh má nahoře upozornění Návrh vznikl bez výsledku předzpracování a záložka Obsah kartu s vysvětlením — co přesně se nepovedlo a co udělat. Nejčastěji stačí dokument z e-mailu stáhnout ručně a nahrát ho na Dashboard; když hláška ukazuje na pravidlo, zkontroluj ho v Nastavení → Pošta → Pravidla předzpracování. Znovu spustit předzpracování z aplikace zatím nejde (viz Co dnes nejde). Když se nepodařilo načíst přílohu ISDOC, uvidíš v Obsahu jen informační kartu — doklad pak AI vyčte z ostatních příloh a návrh zkontroluješ obvyklým způsobem.

Nic nedorazilo. Zkontroluj v tomhle pořadí: sedí adresa, na kterou jsi posílal? Byla faktura opravdu jako příloha, ne jen odkaz ke stažení? Neuvízl e-mail u tvého poskytovatele?

Doručenou zprávu Shipard nemaže. Ani po vytvoření dokladu, ani po zamítnutí návrhu. Zpráva i s přílohami zůstává v Došlé poště jako důkaz, odkud doklad vznikl.

Souvisí