alfa

Kontakty a účely odesílání

U osoby si vedeš kontakty — lidi a oddělení s e-mailem a telefonem. Každému kontaktu řekneš, co se na jeho e-mail posílá. Podle toho Shipard při odeslání faktury sám vybere správné adresy.

Kdy to potřebuješ

Odběratel chce faktury na adresu účtárny, ne na obecný e-mail firmy. Nebo je má dostávat víc lidí najednou.

Postup

  1. Otevři Základní → Osoby, najdi odběratele a dej Otevřít.

  2. Přejdi na tab Kontakty. Osoba ve stavu V pořádku je jen pro čtení — nejdřív dej dole Opravit.

  3. Přidej kontakt, nebo otevři existující. Vyplň Název (jméno člověka nebo třeba Účtárna) a E-mail.

  4. V poli Účely odesílání zaškrtni, co má kontakt dostávat:

Účel Co na kontakt chodí
Faktury a daňové doklady faktury, zálohové faktury, pokladní doklady, prodejky
Upomínky připraveno, zatím se neposílá
Nabídky a objednávky připraveno, zatím se neposílá
Přehledy a výpisy připraveno, zatím se neposílá
  1. Ulož kontakt a osobu vrať do stavu V pořádku.

V seznamu kontaktů jsou účely vidět jako štítky ve sloupci Účely odesílání.

Jak Shipard adresy vybírá

Při odeslání faktury jdou do Komu všechny kontakty odběratele, které mají e-mail a účel Faktury a daňové doklady. Když žádný takový kontakt není, použije se E-mail osoby z tabu se základními údaji. Adresy se hledají vždy v okamžiku odeslání — oprava kontaktu platí hned pro další zprávu.

Na co narazíš

Kontakt bez účelu nedostane nic. Samotný e-mail u kontaktu nestačí; bez zaškrtnutého účelu se při odesílání nepoužije, ani jako náhrada.

Faktury šly na e-mail osoby, i když má kontakty. Žádný z kontaktů nemá účel Faktury a daňové doklady, nebo mu chybí e-mail.

Kontakt s ukončenou platností se nepoužije. Totéž platí pro kontakt v archivu nebo smazaný a pro kontakt s vyplněnou Platností do v minulosti.

Stejná adresa u dvou kontaktů jde do zprávy jen jednou.

Souvisí