Evidence majetku
Majetek je evidence věcí, které firma vlastní nebo používá — od vrtačky po budovu. Každá věc má kartu majetku. Najdeš je v Majetek → Majetek. Dlouhodobý majetek se z karty i odepisuje a účtuje (viz Odpisy majetku a Zaúčtování majetku); kartu jde založit i rovnou z faktury, kterou jsi věc pořídil (viz Majetek na dokladech).
Kdy to potřebuješ
Koupil jsi věc, kterou chceš mít v inventáři — ať už drobnou, která šla rovnou do nákladů, nebo dlouhodobý majetek, který se bude odepisovat. Nebo používáš věc, která ti nepatří (pronájem, leasing, zápůjčka), a chceš ji mít v seznamu i s tím, čí je. Nebo věc prodáváš či likviduješ a potřebuješ ji z evidence vyřadit.
Postup
Založení karty
- V Majetek → Majetek dej Přidat. Když předtím dole vybereš záložku druhu (třeba Dlouhodobý hmotný) nebo Cizí, nová karta ho má rovnou předvyplněný.
- Vyplň Název (povinný) a v sekci Zařazení vyber Druh:
- Drobný majetek — věc, kterou jen eviduješ; nákup šel do nákladů a nic se neodepisuje. Jediný druh, u kterého karta nese Cenu.
- Dlouhodobý hmotný a Dlouhodobý nehmotný — majetek, který se bude odepisovat. Karta musí mít Účetní skupinu; pole Cena zmizí, protože cena dlouhodobého majetku vznikne až ze zařazení.
- Neodepisovaný dlouhodobý — pozemky, umělecká díla. Také chce Účetní skupinu, cenu na kartě nemá.
- Když máš připravené typy (viz Nastavení majetku), vyber Typ — karta si z něj vezme druh a účetní skupinu, pokud jsi je ještě nezměnil. Typ jde založit i rovnou z výběru přes Vytvořit nový záznam.
- Věc, která ti nepatří, označ v sekci Vlastnictví jako Cizí majetek a vyber Vlastníka z Osob. Bez vlastníka kartu neuložíš.
- U drobného majetku doplň v sekci Pořízení a vyřazení Datum pořízení a Cenu. U dlouhodobého majetku jsou obě data jen ke čtení — vyplní je zařazení a vyřazení (viz Odpisy majetku). Způsob sledování nech na Jednotlivá věc, pokud nejde o soubor věcí.
- U odepisovaného majetku vyplň záložku Odpisy (metody odpisů).
- Ulož: Uložit jako koncept, nebo rovnou V pořádku.
Inventární číslo
Pole Inventární číslo nech prázdné. Při přechodu karty do stavu V pořádku ho Shipard přidělí sám: prefix podle druhu (výchozí MA) a pořadové číslo, třeba MA0001, MA0002. Číslo navazuje na nejvyšší už použité se stejným prefixem. Když máš vlastní číslování, napiš číslo ručně — ručně zadané se nikdy nepřepisuje, jen musí být jedinečné.
Přílohy
Na záložce Přílohy dej Nahrát přílohu — faktura, záruční list, fotka. Přílohy jdou přidat i ke kartě ve stavu V pořádku.
Vyřazení drobného majetku
- Otevři kartu a dej Opravit.
- Vyplň Datum vyřazení a dej Uložit.
- Dej Ukončit platnost. Karta přejde do stavu V archívu a v seznamu ji najdeš pod záložkou Archív. Bez data vyřazení Shipard ukončení platnosti odmítne.
Dlouhodobý majetek se vyřazuje tlačítkem Vyřadit v detailu karty — vyřazení založí poslední odpisy a kartu do archívu přesune samo (viz Odpisy majetku).
Na co narazíš
Dlouhodobý majetek bez účetní skupiny neuložíš. Skupiny podle standardní účtové osnovy (Stavby, Samostatné movité věci, Software, …) jsou v čerstvém zdroji dat připravené; jinak si je založ v Nastavení majetku.
Cena je jen u drobného majetku. Přepnutím druhu na dlouhodobý se pole Cena schová a vymaže — cena dlouhodobého majetku vzniká ze zařazení a technického zhodnocení, vidíš ji na záložkách odpisů jako Vstupní cena.
Záložky dole seznam filtrují podle druhu, záložka Cizí ukáže jen cizí majetek. V panelu filtrů zúžíš seznam podle Typu a Účetní skupiny; hledání jde přes inventární číslo, název i zkrácený název.
Smazat kartu jde jen do Koše, inventární číslo přitom zůstává obsazené — smazaná karta ho drží, aby se číslo nikdy nepoužilo dvakrát.
Odepisovanou kartu nepotvrdíš se skupinou bez účtu odpisů nebo oprávek. Koncept uložíš, V pořádku ji odmítne u pole Účetní skupina — doplň účty do skupiny, nebo vyber jinou (viz Nastavení majetku).
Karta ukazuje doklady, kterými jsi věc pořídil. Sekce Pořízení v Přehledu se objeví, jakmile kartu nese řádek pořízení na faktuře ve stavu V pořádku; viz Majetek na dokladech.
Kartu s potvrzenými událostmi nejde smazat ani jí změnit druh.