alfa

Dokončení dokladu

Doklad vystavený z došlé pošty přes Vystavit koncept vzniká jako Koncept — rozpracovaný záznam, který zatím nikam nepočítá. Aby dostal číslo, zaúčtoval se a objevil v saldokontu, dáš mu V pořádku. Tahle stránka je o tom, co se při tom stane. (Doklad vystavený přes Vystavit a uzavřít je hotový rovnou — nic z toho ho nečeká.)

Kdy to potřebuješ

Vystavil jsi z vytěženého návrhu koncept, doklad se otevřel v editačním formuláři a ty řešíš, co s ním dál. Nebo hledáš doklad, který jsi rozdělal a nedokončil.

Postup

Kroky 1–2 se dějí v editačním formuláři — tom, který se ti otevřel po Vystavit koncept. Tlačítka dole ve formuláři jsou Uložit, V pořádku a Smazat.

  1. Dokonči Koncept. Tady je editovatelné všechno: řádky, částky, sazby, datumy, dodavatel. Zkontroluj především Účetní datum, DUZP a Datum splatnosti — od nich se odvíjí období a saldokonto. Doklad z pošty už má nastavenou číselnou řadu, takže na ni myslet nemusíš. Rozdělaný doklad ulož tlačítkem Uložit — číslo ani zaúčtování se tím nespustí.

  2. Dej V pořádku. Tím se doklad stává hotovým a formulář se zavře — práce s dokladem tím pro tebe končí. Na pozadí se stane tohle:

  3. doklad dostane číslo z číselné řady,

  4. uzamkne se — v tomto stavu se needituje,
  5. zaúčtuje se — vznikne zápis v Účetním deníku,
  6. objeví se v saldokontu jako nezaplacená položka, kterou pak spáruješ s platbou z banky.

Když na dokladu něco chybí (partner, registrace DPH, vlastní firma), Shipard ho do V pořádku nepustí, napíše proč a doklad zůstane v Konceptu.

  1. Když chceš zkontrolovat zaúčtování, jdi na doklad znovu. Ve formuláři účetní zápis není. Otevři Nákup → Faktury přijaté, klikni na doklad a přepni na záložku Zaúčtování. Je tam odznak Zaúčtováno, Neúčtováno nebo Chyba účtování, pod ním samotný zápis a u chyby i její důvod — co která hláška znamená, je v Když se doklad nezaúčtuje. Doklad zůstává uložený, jen není zaúčtovaný, takže se nic neztratilo.

Rutinně to dělat nemusíš — když se účtování nepovede, Shipard tě na to upozorní v Dashboardu.

Na co narazíš

Mezikrok „s číslem, ale nezaúčtovaný“ není. Číslo doklad dostane až s V pořádku a tím se zároveň zaúčtuje. Když na něco čekáš (chybějící informaci, ověření dodávky, odpověď dodavatele), nech doklad v Konceptu. Hotový doklad, který potřebuješ změnit, převedeš na V opravě — číslo si nechá, viz Oprava dokladu.

Do Konceptu se vrací jen poslední doklad v řadě. Hotový doklad nejdřív převeď na V opravě; tam je tlačítko Uložit jako koncept, které ho vrátí do Konceptu a vezme mu číslo. Nabízí se jen u posledního dokladu v číselné řadě — u staršího by v číslování zůstala díra. Dokladů můžeš vrátit i víc, ale vždy postupně od nejnovějšího: jak číslo vrátí poslední doklad, stane se posledním ten před ním. Počítá se to zvlášť pro každou číselnou řadu a účetní rok. Starší doklad oprav ve V opravě — číslo si nechá.

Vrácením do Konceptu se číslo uvolní — a příště to nemusí být to samé. Uvolněné číslo připadne tomu dokladu, který dáš do V pořádku nejdřív. Vrátíš-li do Konceptu dva doklady a dokončíš je v jiném pořadí, vymění si čísla. U dokladu, který už jsi někam nahlásil nebo poslal, proto číslo neměň.

Chybu účtování spravíš bez rozebírání dokladu. Když doplníš, co podle hlášky chybělo (viz Když se doklad nezaúčtuje), vrať se na doklad a dej Přeúčtovat. Doklad zůstane ve V pořádku a účetní zápis se vytvoří znovu; jakmile projde, upozornění na Dashboardu zmizí samo.

Dokončit to nemusíš hned. Když formulář zavřeš v Konceptu, doklad nezmizí — najdeš ho v Nákup → Faktury přijaté a tlačítkem Otevřít se vrátíš do stejného formuláře včetně tlačítek pro přechody.

Doklad ve V pořádku se needituje — a je to tak správně. Když je v něm chyba, nepřepisuje se: převedeš ho na V opravě, opravíš a vrátíš zpět. Postup je v Opravě dokladu.

Odchodem ze stavu V pořádku se doklad odúčtuje. Zápis v Účetním deníku i pohyby v saldokontu zmizí a po návratu na V pořádku se vytvoří znovu z aktuálních dat. Nezůstávají tedy dvojí zápisy.

Zaúčtování nezávisí na tom, jestli je faktura zaplacená. Zaúčtuje se podle stavu dokladu, platba se páruje samostatně přes bankovní transakce. Nezaplacená faktura ve V pořádku je normální stav.

Číslo dokladu není číslo od dodavatele. Řada přiděluje tvoje interní číslo; číslo, které faktuře dal dodavatel, je na dokladu vedené zvlášť a podle něj se dohledávají duplicity.

Rekapitulace DPH z faktury dodavatele se nepřepočítává. V sekci DPH je pole Rekapitulace DPH se dvěma volbami. Přepočítaná znamená, že si ji Shipard spočítá z řádků při každém uložení — tak vznikají doklady, které vystavuješ ty. Převzatá znamená, že platí to, co je na faktuře: uložení do ní nesáhne a záložka Rekapitulace DPH se dá editovat (Přidat, Upravit, Smazat jako u řádků). Nárok na odpočet je částka z faktury, i když je dodavatel zaokrouhlil o haléř jinak než my. Doklad vytěžený z pošty dostane Převzatou sám, když je rekapitulace na faktuře úplná a sedí si; jinak Přepočítanou.

Když rekapitulace nesedí na řádky, Shipard to napíše — ale uloží. Nad formulářem se objeví žlutý pruh Uloženo, ale zkontroluj: s tím, která sazba nesedí. Není to chyba k odmítnutí: nejčastěji chybí řádek, nebo je u něj špatná částka. Oprav řádky (rekapitulace zůstane), nebo — když je špatně opsaná rekapitulace — uprav rovnou ji. Přepnutím na Přepočítanou se rekapitulace vytvoří z řádků znovu a přepnutím zpět na Převzatou ji můžeš dál upravovat.

Ruční změna rekapitulace u zaúčtovaného dokladu chce Přeúčtovat. Účetní zápis se sám aktualizuje jen při změně stavu dokladu, ne při úpravě řádku nebo rekapitulace. Po opravě dej Přeúčtovat — stejně jako u chyby účtování.

Souvisí