alfa

Periodická fakturace

Periodická zakázka je smlouva, ze které Shipard každé období sám vystaví fakturu (nebo zálohovou fakturu). Ty nastavíš co a jak často, běh jednou denně vystaví koncepty za splatná období a ty je zkontroluješ a potvrdíš. Předpis a vystavená období najdeš na zakázce v Zakázky → Zakázky, záložka Fakturace v detailu.

Kdy to potřebuješ

Fakturuješ nájemné, paušální služby, servisní smlouvy nebo roční zálohy — stejnému zákazníkovi, stejné řádky, každý měsíc, čtvrtletí, pololetí nebo rok. Nechceš faktury zakládat ručně a zapomínat na ně.

Postup

Druh zakázky — výchozí hodnoty fakturace

  1. V Nastavení aplikace → Zakázky → Druhy zakázek otevři druh s typem Periodická (nebo založ nový, viz Nastavení zakázek). Sekce Výchozí hodnoty fakturace platí pro všechny zakázky druhu.
  2. Vyber Typ dokladu — Faktura vydaná, nebo Zálohová faktura vydaná (roční zálohy) — a Řadu dokladů stejného typu. Obojí je povinné pro V pořádku.
  3. Doplň Splatnost (dny) (prázdné = 14), Fakturace — Na počátku období, nebo Na konci období — Režim DPH (ceny na řádcích Ze základu, nebo Z ceny celkem), Způsob platby a případně Bankovní účet. Prázdné pole = výchozí hodnota jako u ručně založeného dokladu.

Zakázka — předpis

  1. Založ periodickou zakázku (viz Zakázky): Zákazník, Měna, Zahájení, případně Středisko a Variabilní symbol — pevný VS ponesou všechny faktury zakázky, hodí se pro trvalé příkazy.
  2. V sekci Fakturace vyber Periodicitu (Měsíčně, Čtvrtletně, Pololetně, Ročně — období jsou kalendářní) a Fakturovat od: první fakturované období je to, které obsahuje tohle datum (prázdné = zahájení). Text dokladu je text faktury; napiš do něj {období}, Shipard dosadí říjen 2026, 3. čtvrtletí 2026, 2. pololetí 2026 nebo 2026 v jazyce zákazníka. Prázdný text = název zakázky a období.
  3. V sekci Přepisy výchozích hodnot druhu nech pole prázdná, když má zakázka platit hodnoty druhu — prázdné pole ukazuje, co z druhu platí (Z druhu: …). Vyplň jen to, co se u téhle zakázky liší.
  4. Ulož zakázku a na záložce Řádky přidej řádky předpisu: Popis (nebo vyber Položku, která popis a cenu předvyplní), Množství, Jednotku, Cenu/jednotku, Kód DPH a případně Pohyb (prázdný = výchozí pohyb faktury). Platnost od a Platnost do nech prázdné u stálých řádků.
  5. Dej V pořádku. Potvrdit jde jen zakázka s periodicitou, typem dokladu, řadou (ze zakázky nebo z druhu) a aspoň jedním řádkem.

Změna ceny od data

Řádky zakázky V pořádku jsou jen ke čtení — stejně jako celá zakázka. Úprava jde přes V opravě:

  1. Dej zakázku V opravě (tlačítko Opravit). Zakázku V opravě noční běh přeskočí; po návratu do V pořádku dožene, co bylo mezitím splatné.
  2. Starému řádku vyplň Platnost do (poslední den staré ceny).
  3. Přidej nový řádek s novou cenou a Platnost od (první den nové ceny).
  4. Dej zakázku zpět V pořádku.
  5. Faktura za období použije řádky platné k datu vystavení (DUZP) — za říjen novou cenu, za září ještě starou. Koncept, který už vznikl se starou cenou, na záložce Fakturace Přegeneruj.

Kdy a jak faktura vznikne

  • Běh jede každou noc (03:17) a vystaví koncept za každé splatné období: při fakturaci Na počátku období první den období, Na konci období poslední den. Datum vystavení i DUZP je tento den, splatnost = plus dny z předpisu, na faktuře je Období, text s obdobím, VS, zakázka a středisko.
  • Koncepty najdeš ve Faktury vydané (filtr Zdroj = Periodická fakturace) a na Dashboardu jako jednu kartu N konceptů z periodické fakturace ke kontrole. Zkontroluj je a dej V pořádku — pak je pošli jako každou jinou fakturu.
  • Zakázka V opravě se přeskočí; po návratu do V pořádku běh dožene všechna splatná období. Období začínající po Ukončení se nevystaví, období, do kterého ukončení spadá, se vystaví celé.

Záložka Fakturace na zakázce

  • Nahoře Příští splatné období a předpis, pod tím období se stavem (Naplánováno, Čeká na podklady, Vystaveno, Zastaveno), dokladem (odkaz otevře detail), částkou a zprávou, proč se období nevystavilo.
  • Vystavit dlužná období vystaví hned všechna splatná období zakázky — i když jich je víc než tři (viz níže).
  • Přegenerovat (nabídka období s konceptem) sestaví koncept znovu podle aktuální zakázky — stejný doklad, nové řádky. Ruční úpravy konceptu se ztratí, proto se Shipard ptá.
  • Obnovit (nabídka zastavených období) vrátí období do plánu a hned vystaví nový koncept.

Na co narazíš

Smazaný koncept období zastaví. Když koncept nechceš, smaž ho — období je v záložce Fakturace jako Zastaveno a běh ho znovu nevystaví. Rozmyslíš-li si to, dej Obnovit, nebo koncept vrať z koše.

Víc než tři dlužná období najednou běh nevystaví. Zakázka s Fakturovat od daleko v minulosti (nebo dlouho V opravě) by vystavila hromadu faktur naráz. Běh se zastaví, na Dashboardu se objeví upozornění; zkontroluj Fakturovat od a dej Vystavit dlužná období.

Období se nepodařilo vystavit. Chybí řada dokladů, k datu vystavení neplatí žádný řádek, zákazník nemá adresu… Období zůstane Naplánováno se zprávou, Dashboard ukáže upozornění na zakázku a další běh to zkusí znovu. Oprav předpis a buď počkej na noc, nebo dej Vystavit dlužná období.

Koncept má datum vystavení v minulosti. To je záměr — datum vystavení a DUZP určuje předpis (počátek nebo konec období), ne den, kdy koncept potvrdíš.

Čeká na podklady. Řádek předpisu s Přispěvatelem obsahu (např. přefakturace spotřeby) doplní obsah jiný modul; dokud podklady nemá, koncept má takový řádek s nulovým množstvím a období Čeká na podklady. Jakmile podklady přijdou, běh koncept sám přegeneruje — ale jen když jsi ho ručně neupravil; jinak tě upozornění vyzve dát Přegenerovat. Lhůtu, po které se čekání hlásí, nastavíš v Nastavení aplikace → Zakázky → Periodická fakturace (Čekání na podklady, prázdné = 10 dní). Zatím není žádný přispěvatel k dispozici.

Koncept vzniká vždy jako koncept. Automatické potvrzení ani odeslání faktury zatím není, viz Co Shipard dnes neumí.

Souvisí